Facturen in Shopify

Wat Shopify zelf doet

Na een bestelling krijgt je klant een orderbevestiging met het bestelnummer en een link naar de bestelling. Een factuurmail zit niet in de standaardmeldingen van Shopify.

Sinds november 2024 kan Shopify wel zelf btw-facturen maken, als je Shopify Tax gebruikt. Die factuur verschijnt op de bestelstatuspagina van je klant en download je als pdf in je admin. Er zitten wel grenzen aan:

• Het werkt alleen voor bestellingen naar de EU of het Verenigd Koninkrijk.
• Het werkt alleen voor bestellingen via je eigen Shopify-checkout, niet voor bestellingen die via een ander kanaal of een app binnenkomen, zoals bol.
• Je hebt Shopify Tax nodig. Met de andere belastinginstellingen van Shopify krijg je deze facturen niet.
• Over creditnota's bij terugbetalingen zegt Shopify niets.

Daarnaast is er de gratis app Order Printer van Shopify. Daarmee maak je een factuursjabloon in HTML en Liquid en print je tot 50 bestellingen tegelijk. Een factuurnummer los van het ordernummer of een creditnota beschrijft Shopify voor Order Printer niet. Dat bouw je dus zelf in het sjabloon.

Een orderbevestiging is iets anders dan een factuur.

Wanneer moet je een factuur maken?

Of je een factuur moet maken, hangt af van wie je klant is en waar die woont:

Ben je winkelier, zoals de meeste webshops, dan hoef je een zakelijke klant alleen een factuur te sturen als die erom vraagt, of als je weet of zou moeten weten dat het om een bedrijf gaat.

Een factuur maak je uiterlijk op de 15e van de maand na de levering. Facturen tot €100 inclusief btw mogen vereenvoudigd zijn, maar niet bij leveringen aan bedrijven in andere EU-landen en niet bij afstandsverkopen.

Je bewaart facturen zeven jaar, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd. Een digitale factuur hoef je dus niet te printen. Voor je administratie van de Unieregeling (OSS) geldt tien jaar.

Wat er op een factuur moet

De Belastingdienst stelt deze eisen aan een volledige factuur:

• Je volledige naam en adres, en die van je klant. Een handelsnaam alleen als die met adres bij de KvK staat, en een postbus alleen is niet genoeg.
• Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer.
• De factuurdatum en een uniek factuurnummer.
• Wat je hebt geleverd en hoeveel.
• De leverdatum, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag zonder btw per tarief, met de prijs per stuk waar dat van toepassing is.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag.

Factuurnummers moeten doorlopend zijn, in één of meer reeksen, en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Shopify-ordernummers beginnen bij #1001, en je kunt er alleen een voor- of achtervoegsel aan toevoegen.

Apps als Sufio laten je kiezen: het ordernummer als factuurnummer, of een eigen doorlopende reeks. Sufio waarschuwt dat facturen op basis van ordernummers niet altijd in de volgorde staan waarin ze zijn gemaakt. Stap je over op een andere app, laat de nieuwe dan verder tellen waar de oude stopte.

Btw binnen Nederland, de EU en OSS

Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan telt de grens van €10.000 per jaar, exclusief btw, voor alle EU-landen samen. Daaronder reken je meestal Nederlandse btw. Kom je erboven, dan reken je de btw van het land van je klant.

Om je dan niet in elk land te hoeven registreren, gebruik je de Unieregeling (OSS). Je doet dan per kwartaal één aangifte voor al die verkopen. Voor afstandsverkopen aan particulieren via de Unieregeling is geen factuur verplicht.

In Shopify

Je OSS-registratie vul je in bij de belastinginstellingen van Shopify, onder Europese Unie. Verlaagde tarieven per land rekent alleen Shopify Tax uit, op basis van de productcategorie.

Kosten van Shopify Tax

Voor winkels in de EU is Shopify Tax gratis tot €100.000 omzet. Daarboven betaal je 0,25% per bestelling, met een maximum van €0,99.

Bedrijven in andere EU-landen

Lever je goederen aan een bedrijf in een ander EU-land, dan factureer je 0% btw met beide btw-nummers en vermeld je dat het om een intracommunautaire levering gaat. Die levering geef je ook op in de opgaaf intracommunautaire prestaties.

Btw-nummers controleren

Controleer het btw-nummer van je klant in VIES en bewaar het resultaat. Is je klant toch geen bedrijf, dan riskeer je een naheffing en een boete.

Shopify kan btw-nummers in de checkout controleren via VIES. Dat werkt met Shopify Tax, als je het veld voor het btw-nummer aanzet. Is VIES even niet bereikbaar, dan rekent Shopify gewoon btw. Een geldig nummer bewijst bovendien niet dat de klant het ook mag gebruiken. Voor aparte B2B-checkouts werkt deze controle niet.

Dit is een overzicht, geen fiscaal advies. Twijfel je over je situatie, leg die dan voor aan je boekhouder.

Creditnota's bij terugbetalingen

Betaal je een klant (deels) terug, dan pas je de oorspronkelijke factuur niet aan. Je maakt een creditnota, ook wel creditfactuur, die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Shopify beschrijft daar zelf geen oplossing voor. Sufio maakt creditnota's automatisch bij een terugbetaling of retour en koppelt ze aan de oorspronkelijke factuur. Dat zit in het Professional-abonnement.

Een factuur pas je niet aan. Je corrigeert hem.

Welke app past bij jou?

In de Shopify App Store vind je honderden factuurapps. Dit zijn de bekendste, met wat ze kosten:

Verkoop je alleen aan particulieren in Nederland, dan heb je strikt genomen geen factuurapp nodig. Wil je klanten toch een nette factuur geven, dan volstaat een eenvoudige app. Verkoop je aan bedrijven, over de grens of in meerdere talen, of wil je creditnota's, dan kom je uit bij een app als Sufio.

Wij richten Sufio in voor onder andere Total Grand Cru, Longevity Pen en 's Zomers. Voor 's Zomers maakten we een eigen factuursjabloon.

Prijzen in dollars uit de Shopify App Store, gecontroleerd op 27 oktober 2026. Je betaalt ze via je Shopify-factuur.

Facturen en je boekhouding

Sufio heeft geen eigen koppeling met boekhoudpakketten zoals Exact Online of Moneybird. Voor die pakketten zijn er aparte koppelingen, vaak van partijen als Combidesk en Webwinkelfacturen. Moneybird biedt de koppeling met Shopify bijvoorbeeld via Combidesk aan: bestellingen worden verkoopfacturen en retouren creditfacturen.

Die koppelingen zetten je bestellingen in je boekhouding. Dat ze de factuur ook naar je klant sturen, staat bij geen van de pakketten vermeld. Bepaal daarom vooraf welk systeem je facturen maakt, en laat het andere systeem alleen boeken. Anders krijg je twee factuurnummers voor dezelfde bestelling.

Voor 's Zomers bouwden we een eigen oplossing: abonnementen worden automatisch orders in Shopify, die gebundeld worden in één verzamelfactuur en rechtstreeks in Yuki worden geboekt. Meer daarover lees je bij Custom tools & integraties.

Kies één plek waar je facturen ontstaan.

E-facturatie komt eraan

Een pdf die je per mail stuurt, is een digitale factuur, maar geen e-factuur. Een e-factuur is gestructureerde data die het boekhoudpakket van je klant automatisch kan verwerken, bijvoorbeeld via het Peppol-netwerk. In Nederland mag je nu alleen een e-factuur sturen als de ontvanger daarmee instemt.

Dat gaat veranderen. In België is e-facturatie tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. De EU maakt e-facturatie verplicht voor zakelijke facturen tussen EU-landen vanaf 1 juli 2030. Het kabinet koos op 11 september 2026 voor dezelfde datum voor zakelijke facturen binnen Nederland. Dat is nog geen wet: het wetsvoorstel wordt voor de zomer van 2027 verwacht. Ondernemers die de kleineondernemersregeling gebruiken, vallen erbuiten.

Voor de meeste webshops die aan consumenten verkopen, verandert er dus voorlopig weinig. Verkoop je ook aan bedrijven, kies dan een factuurapp die e-facturen kan maken. Sufio beschrijft Peppol nu alleen voor winkels in België. Order Printer Pro, Vify en Avada noemen ondersteuning voor Europese e-factuurstandaarden.

Waar het vaak misgaat

De meeste problemen met facturen in Shopify zijn te voorkomen. Dit gaat het vaakst mis:

• Een gat of een dubbel nummer na het wisselen van app. Laat de nieuwe app verder tellen waar de oude stopte.
• Terugbetalen zonder creditnota. Een terugbetaling hoort een eigen document te krijgen dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
• 0% btw zonder geldig btw-nummer. Controleer het nummer in VIES en bewaar het bewijs.
• Het verkeerde btw-tarief per land. Verlaagde tarieven per land rekent alleen Shopify Tax uit, en alleen als je productcategorieën kloppen.
• Bestellingen van marktplaatsen vergeten. De btw-facturen van Shopify gelden niet voor bestellingen via een ander kanaal. Op bol beantwoord je een factuuraanvraag binnen 24 uur. Lees meer in Shopify koppelen aan bol.
• Twee systemen die allebei facturen maken. Dan krijgt één bestelling twee nummers, en loopt je administratie uit de pas.
• Kassabonnen verwarren met facturen. Shopify POS gebruikt een eigen bonnummer, bijvoorbeeld #1-1288 bij bestelling #1425. Als winkelier maak je alleen een factuur als een zakelijke klant erom vraagt of als je weet dat het om een bedrijf gaat.

Zelf regelen of laten inrichten?

Verkoop je alleen aan particulieren in Nederland, dan is het meeste met de standaardinstellingen en een eenvoudige app goed zelf te regelen.

Het wordt een ander verhaal als je ook aan bedrijven verkoopt, naar andere EU-landen levert, abonnementen of een kassa hebt, of je facturen netjes in je boekhouding wilt laten landen. Dan gaat het om de inrichting: welke btw waar geldt, welk systeem de factuur maakt, hoe creditnota's lopen en hoe alles in je boekhouding komt.

Wij richten dat in als onderdeel van Custom tools & integraties. We beginnen bij hoe je nu werkt, en bepalen daarna welke app en welke koppeling passen.

Een factuur is het laatste wat je klant van je bestelling ziet.